Digitaler Geschenkeshop bei der FHNW mit SERVALX – Service Center „Campus Dienste“
Was früher ein manueller Prozess am Empfang war – Blumenbestellungen für besondere Anlässe – wurde an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) mit dem Service Center „Campus Dienste“ digitalisiert und funktional erweitert. Möglich machte dies die Corporate IT in Zusammenarbeit mit dem Empfang – mithilfe des bereits vorhandenen No-Code-Tools SERVALX.
Schnelle Lösung dank vorhandener Softwarelizenz
Ein klassischer Webshop wäre grundsätzlich ebenfalls eine Option gewesen. Doch die FHNW entschied sich bewusst für die Nutzung von SERVALX – nicht nur, weil bereits eine Lizenz vorhanden war, sondern auch, weil das Tool die Einführung deutlich schneller und unkomplizierter ermöglichte.
Innerhalb kurzer Zeit wurde ein individueller Service entwickelt, der weit über die ursprüngliche Blumenbestellung hinausgeht. Der digitale Geschenkeshop umfasst heute unter anderem:
- Blumensträusse in verschiedenen Grössen
- Pflanzen
- Grusskarten
- Willkommenspakete
- Sparschweine
Die Artikel können entweder an den Empfang oder direkt in ein bestimmtes Büro geliefert werden. Für die Bezahlung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: bar oder mit Karte vor Ort oder über eine interne Kostenstelle.
Ein grosser Vorteil für den Empfang: Die Mitarbeitenden müssen das Tool selbst nicht kennen oder bedienen können. Sie erhalten alle relevanten Informationen und Aufgaben per automatisierter E-Mail-Benachrichtigung, wenn neue Bestellungen eingehen.
Nur die Leitung des Empfangs erhielt einen ersten Einblick in die Verwaltungsfunktionen innerhalb von SERVALX. Zusätzlich stehen dieser auch automatisch generierte Statistiken zur Nutzung des Geschenkeshops zur Verfügung – ein Mehrwert für die Analyse und interne Weiterentwicklung des Angebots.
Individuell bis ins Detail: Genehmigungen, Gutscheincodes und Feriensperren
Die Flexibilität des Tools zeigt sich in den vielen kleinen, aber wichtigen Funktionalitäten:
- Ein Genehmigungsworkflow, der direkt mit der Bestellung ausgelöst wird
- Gutscheincodes, mit denen bestimmte Beträge für definierte Artikel auf null gesetzt werden können (z. B. bei interner Weitergabe durch den Empfang)
- Und sogar eine individuell einstellbare „Feriensperre“: Ist der externe Blumenlieferant im Sommer zwei Wochen abwesend, wird automatisch verhindert, dass in diesem Zeitraum Bestellungen für Blumen ausgelöst werden können.
Noch erfolgt die Benachrichtigung über Blumenbestellungen nicht direkt an den externen Lieferanten – der Workflow endet zunächst beim Empfang. Eine künftige Automatisierung dieses Schritts ist aber durchaus angedacht und technisch problemlos umsetzbar.
No-Code, Low-Maintenance – aber volle Wirkung
„Die Umsetzung mit SERVALX war schnell, unkompliziert und trotzdem vollständig individuell anpassbar – andere Tools hätten uns hier vermutlich an Grenzen gebracht“
Roman Mensch von der Corporate IT, Workplace Engineering.
Dank der hohen Automatisierung entsteht nach der Einführung kaum laufender Aufwand für die IT.
Natürlich gibt es auch bereits erste Ideen zur Weiterentwicklung – etwa bei der Möglichkeit, mehrere identische Artikel gleichzeitig zu bestellen, einem dynamischeren Layout oder einem automatisierten Reminder für noch offene Genehmigungen.
SERVALX über den Geschenke-Shop hinaus gedacht
Der Case Geschenkshop als „Campus Dienste“ zeigt eindrücklich, dass SERVALX weit mehr ist als ein IT-Service Management Tool. Auch nicht-technische Bereiche profitieren von der schnellen Umsetzbarkeit, intuitiven Bedienung und individuellen Anpassbarkeit.
Für die FHNW ist deshalb klar: SERVALX könnte in Zukunft auch für weitere Services ausserhalb der IT beispielsweise im technischen Dienst, dem Personal oder dem Marketing zum Einsatz kommen
SERVALX überzeugt mit seiner Flexibilität, Skalierbarkeit und einfachen Pflege.
