Neue digitale Geschäftsmodelle werden Services sein – Digitalisierung der HR Services und wie administrative Prozesse massiv reduziert werden können

Gemäss Kienbaum Studie HR Strategie ist der Unterschied, wie hoch der Anteil der für administrative Prozesse aufgewendeten Arbeitszeit, sehr gross. Die besten und damit HR Excellence liegen bei 27% während der Durchschnitt 39% aufweist. Kaum vorstellbar, wo das Schlusslicht liegt! Höchste Zeit den «Pölsterchen» den Kampf anzusagen. Die Digitalisierung der Services innerhalb der Fachbereiche und vor allem im Human Resource (HR) Management ist mehr denn je in aller Munde. Effizientere Arbeitsabläufe und zufriedene Mitarbeiter sind gefragt. Gerade in der heutigen Situation wird gefordert, ortsunabhängig und flexibel erreichbar zu sein, beziehungsweise dezentral arbeiten zu können.  Der Service Bezüger (Mitarbeiter) ist mit einfachen Service Anfragen wie Abwesenheitsmeldung, Krankmeldung, Umzugsmeldung, Konto- oder Familienstandsänderung oft überfordert und weiss nicht, welches Formular ausgefüllt werden muss und vor allem an wen er die Service Anfrage senden soll. Hoher administrativer Aufwand hält den Mitarbeiter von seinen eigentlichen Aufgaben ab.

Übersicht Kienbaum-Studie
Übersicht Kienbaum-Studie

Das Human Resource Management (Service Erbringer) schlägt sich wiederum damit herum, fehlenden Angaben auf den Formularen nachzurennen, weitere Informationen beim Mitarbeiter abzufragen, fehlende Formulare zu suchen oder nicht zu wissen, welche Aufgaben hinter einer Service Anfrage stehen. Der Überblick über die offenen Requests geht so verloren und es führt zu Beschwerden seitens Service Bezüger wegen zu langer Service Erbringungszeit. Gerade der Fachkräftemangel, welcher stetig zunimmt, spielt hier eine grosse Rolle. Aufgaben werden überadministriert und die Ressourcen der HR Mitarbeiter werden für die in der Kienbaums Studie adressierten administrativen Prozesse verschwendet. Es bleibt immer weniger Zeit sich um die eigentlichen Aufgaben der Kern Prozesse des HR Service Management zu kümmern, weil HR Prozesse und Services noch nicht digitalisiert bzw. automatisiert sind. Man bedenke, dass erst 14% der Unternehmungen tatsächlich über Self-Service Anwendungen und damit über den wichtigen Zugang des Mitarbeiters zu digitalen Services verfügen.

Klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozesse sind unumgänglich

Um jederzeit einen klaren Überblick über die zu erledigenden Arbeitsschritte und über die offenen Anfragen zu haben, sind klar definierte, standardisierte und automatisierte Prozesse beziehungsweise Services unumgänglich. Dies erleichtert beiden Seiten bei Bedarf über den aktuellen Stand informiert zu sein.

Mobile Self Service

Serviceorientierung vs. Digitalisierung? Nein, Hand in Hand zur serviceorientierten, digitalisierten HR-Abteilung

Für eine erfolgreiche Digitalisierung der HR-Services muss in einer Unternehmung zuerst der Service-Gedanke gelebt werden und die Prozesse interdisziplinär, definiert und standardisiert sein. Erst so ist es möglich durch die Digitalisierung der Services Mehrwerte zu generieren.
Stammdatenänderungen und Mitarbeiter On-bzw. Offboarding sind nur einige Beispiele aus den zahlreichen täglichen Service-Anfragen an die HR-Abteilung, wobei die Mehrheit aus dem Human Resource Management bestätigt, dass der grösste Pain der noch nicht digitalisierten Prozesse beim Mitarbeiter Onboarding liegt. Dies kann wohl mit der Bedeutung und dem Umfang erklärt werden. Insbesondere die Betrachtung des Business Cases, liegt das grösste Potenzial für Effizienzsteigerung bei den Stammdatenänderungen. Diese weisen die grösste Anzahl an Anfragen aus und sind gleichzeitig am einfachsten zu definieren, standardisieren und automatisieren. So können diese oft schnell und mit wenig Aufwand nahe am Standard bei maximalem Ertrag eingeführt werden. Mittels Mitarbeiter Self-Service Portal können solche Änderungen ganz einfach und ohne grossen Aufwand übermittelt und bearbeitet werden.

Mitarbeiter Onboarding

Mitarbeiter Onboarding

Ein vielschichtiger und aufwändiger Prozess, welcher in manueller Abwicklungsform sehr ressourcenintensiv und oft fehlerbehaftet ist. Viele Schritte erfolgen via Mail, am Kaffeeautomaten oder auch via PDF-Formulare. Der gesamte Prozess ist auch nur in wenigen Fällen durchgängig definiert und automatisiert. Die Bestellung von nötigen Zugängen und Personalausweisen oder die Erstellung eines Einarbeitungsplans mit den entsprechenden Terminanfragen läuft öfters noch analog beziehungsweise noch nicht standardisiert ab. Schon der ganze Aufwand bis ein neuer Mitarbeiter überhaupt seinen ersten Arbeitstag antritt, ist sehr aufwendig. In der heutigen Zeit der digitalen Transformation gibt es zahlreiche einfachere Wege und Mittel, welche effizienter sind, um mehr Struktur und Individualität in den Onboarding Prozess zu bringen.

Bereits eine verhältnismässig einfache, sauber abgebildete Checkliste, welche die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben sowie deren zeitliche Beziehung berücksichtigt, kann zu einem grossen Sprung in Sachen Effizienz aber auch zu erhöhter Qualität führen. Jederzeit den Überblick zu haben, wie viele Mitarbeiteronboardings sich in welchem Stadium befinden und wo Verzug droht, ist keine Wunschvorstellung mehr! Damit zufriedenere neue Mitarbeiter onboarden und gleichzeitig die Zufriedenheit der bestehenden steigern. Das bedeutet für PLAIN IT AG mit SERVALX nicht nur zu automatisieren, sondern gleich Mehrwerte zu schaffen. HR Service Management auf Enterprise Level!

Viele Personalabteilungen scheuen den vermeintlich hohen Aufwand eine entsprechende Service Management Lösung zu evaluieren und einzuführen.

PLAIN IT AG hat diesen Trend erfasst und bietet Ihnen mit SERVALX eine Enterprise Service Management Lösung, welche unter anderem dank der hohen Anzahl an Standard Services ohne grossen Aufwand implementiert und sofort genutzt werden kann. Lassen Sie sich von den beinahe unbegrenzten Möglichkeiten in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer HR Services von SERVALX begeistern!

Digitalisieren Sie Ihre HR Services schnell, effizient und ohne grossen Aufwand mit SERVALX!

SERVALX die Enterprise Service Management-Lösung basierend auf der No-/Low-Code Plattform Mendix, bietet out of the box über 100 gebrauchsfertige Standardservices aus sieben Supportbereichen. SERVALX ist konsequent auf die User Experience und Integration von Cognitive Services ausgerichtet und führt dank der einfachen und modernen Handhabung zu hoher Mitarbeiterzufriedenheit. Mit SERVALX transformieren Sie Ihre manuellen Arbeitsweisen von heute auf morgen in moderne, digitale Arbeitsabläufe, damit Mitarbeiter das bekommen, was sie brauchen und wann immer sie es brauchen. Auch in Zeiten des dezentralen Arbeitens.

Auszug Standard Services für Ihre HR Abteilung:

  • Mitarbeiter Lifcycle vom Onboarding über Mitarbeitergespräche, Fringe Benefits, Aus- und Weiterbildung
  • Mitarbeiter Offboarding
  • Abwesenheitsmeldungen wie Krankheit, Urlaub oder Militär
  • Stammdatenmutationen wie neues Lohnkonto, neue Adresse oder neuer Zivilstand
  • Ereignismeldungen wie Geburt, Pfändung oder Nebentätigkeit
SERVALX
Benefits

Vorteile HR-Service Management mit SERVALX

  • Jederzeit den Überblick über offene Anfragen
  • Erhöhte Planbarkeit der Arbeitsschritte
  • Ressourceneinsparungen
  • Zufriedene Mitarbeiter
  • Moderne und einfache Arbeitsweise
  • Sofort einsatzbereit
  • Verlagerung des Fokus auf die HR Kernprozesse
  • Erhöhte Servicequalität

Mehr mit weniger! So können die Effekte zusammengefasst werden.

Legen Sie noch heute mit der Digitalisierung Ihrer HR-Services los! Wir helfen Ihnen gerne dabei!

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22. Juni 2020 – 13:30 – 14:00 Uhr