Stadt Bad Dürrheim
More Flow, Less Effort - Wie SERVALX den Verwaltungsalltag in Bad Dürrheim vereinfacht
Ein Pionier der Verwaltungsdigitalisierung
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird oft als Herkulesaufgabe beschrieben. Während externe Bürgerdienstleistungen häufig im Fokus stehen, werden interne Abläufe in kleineren Städten und Gemeinden oft vernachlässigt. Die Stadtverwaltung Bad Dürrheim hat unter der Verantwortung ihres IT-Leiters Holger Hannabach einen ganzheitlichen Ansatz eingeschlagen. Mit der Implementierung der Service Management Lösung SERVALX, hat die Stadt nicht nur einzelne Aufgaben digitalisiert, sondern eine umfassende Plattform für effiziente, transparente und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit geschaffen. Dieser Referenzbericht beleuchtet den Weg von einer analogen, wissensbasierten Struktur hin zu einer agilen, prozessgesteuerten Verwaltung.
Wissen in Köpfen statt in Systemen
Vor der Einführung von SERVALX stand Bad Dürrheim vor Herausforderungen, die typisch für viele Kommunalverwaltungen sind. Es gab keine transparenten oder dokumentierten Prozessbeschreibungen.
Die Kommunikation basierte auf einer Mischung aus E-Mails, Zetteln und Absprachen auf Zuruf. Dies führte unweigerlich zu Medienbrüchen und einem hohen Risiko, dass Aufgaben im Tagesgeschäft untergingen. Ohne klare Zuständigkeiten und automatisierte Erinnerungen kostete die Koordination viel Zeit und Nerven. Ein prägnantes Beispiel war der Homeoffice-Prozess: Mehrere Formulare, lange Freigabeketten und wiederkehrende manuelle Abstimmungen führten zu unnötigem Aufwand. Gemeinsam mit den Fachbereichen wurde der Ablauf vereinfacht, Genehmigungsschritte reduziert und anschliessend digitalisiert.
Die Abläufe waren schlichtweg nicht sauber dokumentiert und keiner kannte die Prozesse im Detail wirklich ganzheitlich
beschreibt Holger Hannabach, Leiter IT die Situation.
Die Lösung: Ein modulares Service Center für IT und HR
Dank des No-Code Ansatzes von SERVALX konnte das Projekt direkt gross dimensioniert gestartet werden. Es wurden zwei zentrale Service Center geschaffen, die optisch durch ein klares, farbcodiertes Kachelsystem strukturiert sind.
1. Personalbereich (HR) – blaue Kachel
Hier werden alle wichtigen Mitarbeiteranliegen abgedeckt. Das Spektrum reicht von der Änderung von Bankdaten oder dem Familienstand bis hin zu komplexen Anträgen für Hansefit (ein Firmenfitness-Programm) oder Nebentätigkeiten. Ein besonderer Erfolg ist die mobile Krankmeldung. Mitarbeitende können sich nun unkompliziert über das Portal krankmelden. Dies löst im Hintergrund automatisch alle relevanten Aufgaben aus und Beteiligt alle Akteure.
2. IT-Antragswesen – grüne Kachel
Alle IT-spezifischen Anforderungen wurden standardisiert. Dies umfasst Benutzeranträge, Berechtigungen, Postfachfreischaltungen sowie die gesamte Beschaffung von Hardware wie Laptops, Monitoren oder Homeoffice-Ausstattung. Sogar strategische Prozesse wie Datenschutz- und IT-Sicherheitsprüfungen für neue Software sind als feste Workflows hinterlegt.
3. IT-Störungen – orange Kachel
Zur Minimierung von Ausfallzeiten werden sämtliche Störungsmeldungen über standardisierte Prozesse direkt an die zuständige Technik geleitet. Die automatisierte Zuweisung umfasst Hardware-Probleme (Arbeitsplatz, Peripherie, Telefonie), Softwareanwendungen (z. B. Microsoft Office, Enaio, Service-BW) sowie die gesamte Netzwerk-Infrastruktur und Sicherheitsvorfälle.
4. Datenschutz & IT-Sicherheit – gelbe Kachel
Für strategische und regulatorische Prüfprozesse wurde ein eigener Bereich geschaffen, der sicherstellt, dass neue Lösungen den geltenden Standards entsprechen. Die zentralen Services sind die Datenschutz- sowie die IT-Sicherheitsprüfung für neue Software.
Das Highlight: Der vollautomatisierte Eintrittsprozess
Die Leistungsfähigkeit von SERVALX zeigt sich besonders im Prozess des Onboardings neuer Mitarbeitender. In einer Kommunalverwaltung ist dies normalerweise ein massiver bürokratischer Akt, bei dem viele Abteilungen parallel agieren müssen.
In Bad Dürrheim führt die verantwortliche Person nun nur noch wenige Klicks aus und im Portal wird dementsprechend im Hintergrund ein Prozess ausgelöst, welcher wie folgt aussieht:
- Die IT erhält sofort den Auftrag für das User-Setup und die Berechtigungen.
- Die Zentrale wird informiert, um Türschilder auszutauschen.
- Basierend auf der Auswahl im Antrag wird sogar direkt der Beschaffungsauftrag für Büromöbel ausgelöst.
Dieser medienbruchfreie Ablauf garantiert, dass am ersten Arbeitstag alles bereitsteht, ohne dass manuelle Koordinationsfehler passieren.
Wesentliche Vorteile im Überblick:
- Beschleunigter Support: Durch ein standardisiertes Supportsystem (orange Kacheln) für Störungen am Arbeitsplatz, bei Druckern oder spezifischen Verwaltungssystemen wurden Ausfallzeiten massiv verkürzt.
- Optimierung von Prozessen: Getreu dem Motto «wird ein schlechter Prozess digitalisiert, erhält man einen noch schlechteren digitalen Prozess», werden Prozesse vor der Visualisierung in SERVALX überarbeitet und optimiert, um unnötige Schleifen oder veraltete Strukturen zu überarbeiten
- Gesteigerte Effizienz: Ein Vergleich der Krankmeldungen zeigt den Erfolg. Früher erhielt die IT in drei Monaten etwa 23 Krankmeldungen (da viele Fälle der IT nicht vollständig gemeldet wurden). Mit SERVALX werden heute – abhängig von der jeweiligen Prozesssteuerung – Abwesenheiten deutlich strukturierter erfasst, mit teilweise bis zu 40 Meldungen pro Woche. Die IT erhält nur dann eine Meldung zur Einrichtung einer Abwesenheitsinformation, wenn dies zuvor im Prozess durch die Führungskraft explizit initiiert wurde. Dies verbessert nicht nur die interne Planung, sondern auch den Service für die Bürger und externe Partner, die nun zeitnah über die Abwesenheit informiert werden.
- Agilität und Unabhängigkeit: Neue, kleinere Prozesse können innerhalb von nur zwei bis drei Tagen inklusive Testphase und ohne Betriebsunterbrüche eigenständig erstellt werden.
„Wenn wir heute merken, dass ein Prozess angepasst werden muss, können wir das dank No-Code jederzeit selbstständig im laufenden Betrieb nachskalieren“,
so Hannabach.
- Wissenstransfer: Abläufe hängen nicht mehr vom individuellen Wissen einzelner Personen ab, sondern sind als digitale Workflows für jeden sichtbar und nachvollziehbar hinterlegt. Dies erleichtert auch neuen Mitarbeitenden den Einstieg in Ihr Aufgabenfeld
Akzeptanz und Unternehmenskultur
Ein kritischer Faktor bei IT-Projekten in der Verwaltung ist oft die Akzeptanz der Mitarbeitenden. In Bad Dürrheim ist die Stimmung jedoch hervorragend. Die visuelle Klarheit durch die farbigen Kacheln und die spürbare Arbeitserleichterung haben dazu geführt, dass das System von allen Bereichen, vom Rathaus über die Kindergärten positiv aufgenommen wurde, dies ermutigt die Stadtverwaltung Bad Dürrheim weitere Bereiche, wie den Bauhof künftig in das System einzubinden. Die Mitarbeitenden schätzen es, nicht mehr „allem per Mail hinterherlaufen zu müssen“. Über die Kachel „Wünsche & Anregungen“ werden sie zudem aktiv in die Weiterentwicklung des Systems eingebunden.
Ausblick
Zukünftig sollen weitere Ämter und Bereiche der Verwaltung integriert werden, um die Vision einer vollumfänglich digitalisierten und automatisierten Verwaltung in Bad Dürrheim zu vollenden. Das Projekt beweist eindrucksvoll, dass mit dem richtigen Werkzeug und einer klaren Vision die digitale Transformation auch in komplexen Verwaltungsstrukturen schnell, effizient und mit hoher Akzeptanz gelingen kann.
Weitere Informationen zur Stadt Bad Dürrheim und zu SERVALX
Über SERVALX
SERVALX ist eine Service Management Lösung, die Organisationen dabei unterstützt, die Prinzipien des Lean Service Management effizient in die Praxis umzusetzen. Dank des konsequenten No-Code-Ansatzes, können Fachabteilungen wie die IT oder das HR ihre spezifischen Geschäftsprozesse ohne tiefgehende Programmierkenntnisse völlig selbstständig digitalisieren, automatisieren und kontinuierlich optimieren. Die Lösung bricht komplexe, abteilungsübergreifende Workflows in intuitive, automatisierte Einzelschritte herunter, wodurch Medienbrüche konsequent beseitigt und Durchlaufzeiten drastisch verkürzt werden. Mit seiner modernen, suchbasierten Benutzeroberfläche und der vollen mobilen Unterstützung schafft SERVALX maximale Transparenz, sichert den internen Wissenstransfer und steigert die allgemeine Servicequalität sowie die Effizienz in der gesamten Verwaltung nachhaltig
Zusammenfassung der Projektdaten:
- Kunde: Stadtverwaltung Bad Dürrheim
- Projektleitung: Holger Hannabach (Leiter IT)
- Lösung: SERVALX (Service Management Lösung von der PLAIN IT AG)
- Kernbereiche: IT Service Management, HR-Prozesse, Onboarding-Automatisierung
- Besonderheit: No-Code-Umsetzung durch die interne IT-Abteilung
Weitere Informationen erhalten Sie jederzeit bei:
Michel Stucki
Leiter Marketing und Verkauf
+41 79 628 09 12
michel.stucki@plain-it.ch
